Assistant(e) administratif(ve) bilingue / Bilingual administrative assistant Part Time

QUEL EST LE TRAVAIL ?

Relevant directement de la Coordonnatrice des ressources humaines – Complexe Meadowbank et Amaruq, la personne occupant le poste d’assistant(e) administratif(ve) est chargée d’assurer la gestion des réservations de vols, le suivi administratif, évaluer les besoins en formation de 390 employés.  

Les tâches et responsabilités du poste d’assistant(e) administratif(ve) incluent, mais ne se limitent pas nécessairement aux tâches suivantes :    

• Gérer les réservations dans Nomadis pour tout le département de maintenance (390 employés). 

• Collaborer avec les gestionnaires pour assurer les réservations et priorités appropriées pour la main-d’œuvre sur le site. 

• Entrer toutes les informations dans les fichiers de suivi de la main-d’œuvre. 

• Mettre à jour les chiffres de disponibilité de la main-d’œuvre pour les communiquer à l’équipe de planification. 

• Évaluer les besoins en formation de la main-d’œuvre et envoyer un rapport hebdomadaire aux gestionnaires sur les exigences de formation. 

• Effectuer d’autres tâches administratives. 

WHAT’S THE JOB?

Reporting directly to the Human Resources Coordinator – Meadowbank and Amaruq Complex, the Administrative Assistant is responsible for managing flight bookings, administrative follow-up, and assessing the training needs of 390 employees. 

The tasks and responsibilities of the Administrative Assistant include, but are not necessarily limited to, the following: 

• Manage bookings in Nomadis for the entire maintenance department (390 employees). 

• Collaborate with managers to ensure appropriate bookings and priorities for the workforce on site. 

• Enter all information into workforce tracking files. 

• Update workforce availability figures to communicate to the planning team. 

• Assess workforce training needs and send a weekly report to managers on training requirements. 

• Perform other administrative tasks. 

QUI RECHERCHONS-NOUS?

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

Exigences essentielles applicables au poste : 

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. 

• Minimum de 2 années d’expérience requis. 

• Expérience en réservation de vols (considéré comme un atout). 

• Expérience en milieu de travail isolé (considéré comme un atout). 

COMPÉTENCES

• Être à l’aise avec les systèmes informatiques : Outlook, Excel, Teams. 

• Expérience en administration. 

• Parler anglais (niveau B2 minumum), la langue d’usage au travail est l’anglais. 

WHO ARE WE LOOKING FOR?

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

Essential requirements for the position: 

• College diploma (DEC) in office technology, college certificate (AEC) in office technology, or vocational diploma (DEP) in secretarial studies. 

• Minimum of 2 years of experience required. 

• Experience in flight booking (considered an asset). 

• Experience in an isolated work environment (considered an asset). 

SKILLS

• Comfortable with computer systems: Outlook, Excel, Teams. 

• Experience in administration. 

• Fluent in English (minimum level B2) the language used at work is English.

QUI SOMMES-NOUS?

Nous servons des clients canadiens depuis plus de 75 ans. Les entreprises qui ont démarré de manière indépendante et qui forment aujourd’hui le groupe Dexterra ont un bilan exceptionnel en matière de soutien aux infrastructures et d’actifs construits qui jouent un rôle essentiel dans notre société et d’aider nos clients à atteindre des performances et une productivité plus élevées. Animés par des personnes passionnées, nous réunissons les bonnes équipes dotées des bonnes compétences, offrant à la fois expérience et expertise régionale afin que les entreprises puissent fonctionner au quotidien, en toute confiance et avec succès.

WHO ARE WE?

We’ve been serving Canadian clients for over 75 years. The companies that began independently and now form Dexterra Group have an outstanding record of supporting the infrastructure and built assets that play a vital role in our society and helping our clients achieve higher performance and productivity. Powered by passionate people, we bring the right teams with the right skills together – offering both experience and regional expertise so companies can operate their day to day, confidently and successfully.

Dexterra

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